Sindikat v podjetju lahko ustanovimo kot samostojno pravno osebo, ni pa to nujno. Če je sindikat organiziran kot pravna oseba, si s tem zagotovi neposredni vpliv na del članarine, ki mu pripada v skladu z akti panožnega sindikata. To prinaša tudi dodatne obveznosti, kot so vpis v poslovni register in register dejanskih lastnikov, odprtje transakcijskega računa na banki, skrb za vsakoletno oddajanje letnih poročil in podobno.

V obeh primerih se morajo zainteresirani delavci, ki so običajno že člani sindikata dejavnosti, zbrati na ustanovitvenem sestanku, na katerem sprejmejo pravila sindikata, izvolijo predsednika sindikata in druge organe. Na ustanovitvenem sestanku prisotni s sklepom določijo zapisnikarja, ki naredi zapisnik, ter overitelja zapisnika, ki tega potrdi.

Običajno se na ustanovitveni sestanek povabi tudi predstavnika sindikata dejavnosti, katerega člani so delavke in delavci. Če predstavnik sindikata dejavnosti na sestanku ni prisoten, ga naknadno seznanimo s sklepi, sprejetimi na ustanovitvenem sestanku.

Način pridobitve lastnosti pravne osebe je določen v Zakonu o reprezentativnosti sindikatov (ZRSin). Sindikat postane pravna oseba z dnem izdaje odločbe o hrambi statuta oziroma drugega temeljnega akta. Statute sindikatov pri delodajalcih hranijo upravne enote in tudi vodijo evidenco.

Če je sindikat oblikovan kot pravna oseba, se postopek prične z zborom članov, sprejetjem statuta in izvolitvijo predsednika sindikata, ki bo hkrati tudi zastopnik sindikata kot pravne osebe. Statut mora v tem primeru vsebovati tudi določbe o žigu, izvršnem odboru in nadzornem odboru sindikata. S posebnim sklepom se navadno tudi pooblasti predsednika sindikata, da opravi vse potrebno v zvezi z registracijo pravne osebe in odprtjem transakcijskega računa. Po opravljenem zboru članov se o izvolitvi sindikalnega zaupnika obvesti delodajalca. Pri izdelavi žiga bodo članom in članicam sindikata pomagali v eni od pisarn Zveze svobodnih sindikatov Slovenije.

Statut sindikata nato deponiramo na pristojni upravni enoti. Na upravno enoto vloži tudi obrazec PRS-1, s katerim se prek upravne enote pravna oseba registrira v poslovni register. Sindikat bo nato od upravne enote prejel odločbo o hrambi statuta, od Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (Ajpes) pa obvestilo o vpisu v poslovni register.

Vpis v poslovni in davčni register ter register dejanskih lastnikov

V skladu z Zakonom o poslovnem registru (ZPRS-1) se morajo vsi poslovni subjekti, tudi sindikat, ki je pravna oseba, vpisati v poslovni register.

Za vpis v poslovni register je treba na Ajpes poslati obrazec PRS-1. V praksi sicer postopek ponekod poteka tako, da upravna enota po prejemu zahteve za hrambo statuta in priloženega PRS-1 izda odločbo o hrambi, ki jo skupaj s potrjenim PRS-1 pošlje na Ajpes in o tem obvesti sindikat. Ponekod pa mora izpolnjen obrazec PRS-1, odločbo o hrambi statuta in preostalo dokumentacijo Ajpesu predložiti sindikat sam.

Ajpes na podlagi popolne prijave in odločbe o hrambi statuta izvede postopek vpisa v poslovni register. Sindikatu določi matično številko in šifro glavne dejavnosti v skladu s standardno klasifikacijo dejavnosti in ga vpiše v poslovni register. Ajpes izda obvestilo o vpisu v poslovni register in ga posreduje sindikatu.

Sindikat kot subjekt vpisa v poslovni register se mora skladno z določili zakona o davčni službi vpisati tudi v davčni register. Vpis izvede davčni urad po uradni dolžnosti, na podlagi podatkov iz poslovnega registra. Nekatere podatke pa mora posredovati tudi sindikat sam, in sicer v osmih dneh po vpisu v poslovni register. V ta namen izpolni obrazec DR-04. Davčni urad izda potrdilo o vpisu v davčni register v osmih dneh po vpisu in dodeli davčno številko, ki jo tudi navede v potrdilu. V primeru, da podatki za vpis v davčni register ne bi bili predloženi ali ne bi bili predloženi v roku, je predpisana globa, s katero je kaznovana pravna oseba in odgovorna oseba pravne osebe.

V osmih dneh po vpisu v poslovni register je treba opraviti tudi prijavo v register dejanskih lastnikov, kamor se kot dejanski lastnik pravne osebe sindikata vpiše predsednik sindikata. Vpis poteka prek spletne aplikacije Ajpes za vpis podatkov o dejanskih lastnikih. Za vpis v register mora predsednik sindikata imeti kvalificirano potrdilo za elektronski podpis. Če tega nima, mora za vpis podatkov pooblastiti osebo, ki to potrdilo ima, da bo vpis opravila namesto njega. Pri tem se lahko po pomoč obrne tudi na strokovnjake iz ZSSS.

Sindikat kot subjekt vpisa v poslovni register mora imeti skladno z določili zakona o davčnem postopku tudi odprt transakcijski račun. Tega odpre pri izbrani banki, in sicer tako, da podpiše pogodbo o odprtju transakcijskega računa, za kar potrebuje matično in davčno številko ter podatke o pooblaščenih osebah za poslovanje s transakcijskim računom.

Sindikat, ki ima status pravne osebe, mora po Zakonu o računovodstvu (ZR) voditi poslovne knjige ter izdelati letna poročila. V skladu z ZR mora na Ajpes vsako leto predložiti poročilo, in sicer do zadnjega dne v mesecu februarju. Če letnega poročila ne predloži v roku, sta sindikat kot pravna oseba in odgovorna oseba sindikata kaznovana za prekršek z denarno kaznijo.

Spremembe podatkov sindikata

Vse spremembe podatkov, ki so vpisane v evidenco, in dejstva, ki so podlaga za vpis v evidenco, mora sindikat oziroma odgovorna oseba sindikata sporočiti pristojnemu upravnemu organu. V ta namen so na upravni enoti pripravljeni obrazci, na podlagi katerih je sprememba imena sindikata, sedeža sindikata ali naziva statuta vpisana v evidenco statutov sindikatov.

Prav tako mora sindikat oziroma odgovorna oseba sindikata prijaviti na Ajpes vse spremembe podatkov, ki jih vodijo v poslovnem registru, in sicer v 15 dneh od nastanka spremembe. To sindikat stori z obrazcem PRS-1, na katerem označi, da gre za spremembo. Ajpes nekatere podatke pridobi tudi od upravne enote in te spremeni po uradni dolžnosti. O spremembi podatkov izda obvestilo ter ga posreduje sindikatu.

Sindikat mora kot subjekt vpisa v davčni register v 15 dneh po nastanku spremembe obvestiti pristojni davčni urad o vseh spremembah podatkov, ki jih vsebuje prijava za vpis v davčni register (obrazec DR-04). V ta namen odgovorna oseba sindikata uporabi obrazec DR-04. Sicer pa davčni organ nekatere podatke pridobi po uradni dolžnosti iz drugih registrov in evidenc ter jih tudi vpiše v davčni register po uradni dolžnosti.

Prenehanje

Tako kot se sindikat lahko svobodno ustanovi, lahko sindikat pri posameznem delodajalcu tudi preneha delovati. Razlogi za to so lahko različni, npr. to, da nima več članov, da delodajalec zaradi stečaja ne obstaja več in podobno.

Sindikat, ki preneha delovati, mora na zboru članov sprejeti sklep o prenehanju svojega obstoja ter to sporočiti pristojni upravni enoti, ki ta podatek vpiše v evidenco. V ta namen odgovorna oseba sindikata izpolni obrazec – zahtevo za izbris iz evidence, ki ga dobi na upravni enoti, in priloži morebitna dokazila. Predloži tudi izpolnjen obrazec PRS-1.

O izbrisu iz evidence mora biti obveščen Ajpes, ki na podlagi prijave (tj. obrazca PRS-1) in listin o izbrisu iz evidence izvede postopek izbrisa sindikata iz poslovnega registra. Ajpes lahko opravi izbris iz poslovnega registra tudi po uradni dolžnosti na podlagi podatkov o izbrisu, ki jih prejme od upravne enote. Ajpes o izbrisu izda obvestilo in ga posreduje sindikatu.

Ko sindikat preneha obstajati in preneha njegova davčna obveznost, ga davčni urad izbriše iz davčnega registra. Seveda mora sindikat oziroma odgovorna oseba sindikata zapreti transakcijski račun. Za izbris sindikata iz evidence in nato tudi iz drugih registrov (poslovnega, davčnega) je nujno potrebno, da sindikat sam zahteva izbris. Upravna enota tega ne more narediti po uradni dolžnosti, tudi če bi imela informacijo o tem, da določen sindikat ne obstaja več. Sindikat pa bo svojih obveznosti prost šele takrat, ko bo izbrisan iz vseh registrov. Za izbris sindikata iz vseh navedenih evidenc odgovarja odgovorna oseba sindikata!

Sindikat, ki ni pravna oseba

Kot je bilo že uvodoma zapisano, ni nujno, da je sindikat organiziran kot pravna oseba. Tudi v tem primeru se delavci sindikalno organizirajo z namenom sindikalnega delovanja, vendar pa njihov sindikat ne pridobi lastnosti pravne osebe, se ne vpiše v poslovni register, ne pridobi davčne številke in tudi ne odpira transakcijskega računa.

Če je v ustanavljanju sindikat, ki ne bo organiziran kot pravna oseba, se na zboru članov sprejme statut sindikata, s katerim se določi delovanje sindikata in njegovi organi. Po sprejemu statuta se izvoli predsednik sindikata in člani ter članice drugih organov sindikata. O zboru članov in glasovanju naj obstaja zapisnik, kamor lahko zapišemo ustrezne sklepe. Ko je zbor članov zaključen, se na podjetje pošlje formalno obvestilo o tem, kdo je bil izvoljen za sindikalnega zaupnika.

Sindikat, ki ni pravna oseba, seveda ne more nastopati v pravnem prometu, niti ne more finančno poslovati. Kljub temu pa lahko opravlja vse sindikalne aktivnosti, torej zastopa pravice in interese članov, vključno z organizacijo stavke oziroma kakršnekoli druge oblike sindikalnega boja, in seveda imenuje svoje predstavnike.

Lahko pa ima sindikat dejavnosti pri delodajalcu le posamezne člane, ki izvolijo ali imenujejo svojega predstavnika.

Sindikat, ki je organiziran pri delodajalcu, mora hraniti statut oziroma pravila, zapisnik z ustanovitvenega sestanka, vse izdane odločbe upravnih organov, če je organiziran kot pravna oseba, pa tudi finančno dokumentacijo sindikata.